Comienza el año y la planeación de eventos no puede esperar. Elegir un recinto para eventos empresariales, comerciales, exposiciones, congresos, etcétera es toda una odisea, por ello te damos 10 claves que debes considerar antes de elegir el mejor lugar para tus eventos.
1.- Ubicación
El recinto que elijas deberá contar con la mejor ubicación, entre más céntrico se encuentre facilitará el acceso a los asistentes. Recuerda verificar las vías de transporte púbico, vialidades, medios de transporte alternativas, etcétera.
2.- Estacionamientos
Si el recinto que elegiste no cuenta con la capacidad suficiente de parking, verifica las alternativas cercanas para evitar pérdida de tiempo de los asistentes. Informales sobre los estacionamientos cercanos, costos, a través de un mail o en redes sociales.
3.- Scouting
¡De la vista nace el amor! Realiza un scouting con tu equipo de trabajo en los recintos de eventos que tengan contemplados, pues podrás visualizar un poco los tipos de montaje, donde ubicar a tus patrocinadores, si habrá coctel u otro amenidad durante el evento.
4.- Organización
Algunos recintos te ofrecen el servicio de organización de eventos, lo puedes aprovechar para que tu evento sea todo un éxito, pues ellos se encargan de la operación mientras tu solo supervisas y aportas ideas. Antes define bien si el tipo de evento que realizarás requiere de un organizador de eventos o lo puedes ejecutar sin problema junto con tu equipo de trabajo.
5.- Infraestructura
El recinto debe contra con infraestructura que se adecua a el tipo de evento que tienes en mente, es decir, debe contar con diferentes espacios donde s e puede realizar desde un congreso hasta un exposición y workshop de manera simultánea. Desde el scouting podrás ver la flexibilidad del recinto y los diferentes tipos de montaje que te ofrecen.
6.- Programa la Fecha
Se recomienda programar la fecha de tu evento con 3 meses de anticipación, así podrás tener un buen tiempo de planeación para que sea exitosos. Evita los días feriados o vacaciones, estos días son buenos para eventos de entretenimiento.
7.- Proveedores
Evalúa las opciones de proveedores a través de un comparativo de costo- beneficio de los productos y servicios que ofrecen. Siempre llega a una negociación justa para crear relaciones duraderas con tus proveedores y muy posiblemente mejores precios.
8.- Seguridad
Revisa que el recinto instruya a tu equipo de trabajo sobre las medidas de protección civil en caso de un siniestro. Verifica las salidas de emergencia, si requieres de servicios de paramédicos pide a tu proveedor del recinto que te contacte con ellos para tener cubierto al área de primeros auxilios en caso de necesitarlo.
9.- Catering
Si ofrecerás servicio de alimentos durante tu evento, ten en cuenta que el faltante de invitados estándar es de entre el 10 % y un 20%. De esta manera evitarás un costo innecesario en alimentos y bebidas, así como el desperdicio de los mismos.
10.- Entretenimiento
En este punto el entretenimiento puede ser que invites a una celebridad a tu evento, un gurú en la temática del mismo, o bien que el recinto que elijas se encuentre cerca de comercios y locales como bares, restaurantes, cines o plazas comerciales para aportar un plus dentro del evento.
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