Debido al avance que están experimentando las telecomunicaciones, muchas empresas entienden que deben mejorar la calidad de su servicio aprovechando al máximo los avances en el mundo de la tecnología.
Muchas empresas utilizan los conmutadores virtuales para llevar a cabo de forma más eficaz y cómoda sus campañas de marketing o para establecer contacto con el cliente. Sin embargo, no todo el mundo tiene conocimiento acerca de ésta u otras tecnologías, en este artículo ahondaremos sobre el conmutador virtual y sus beneficios.
Un conmutador virtual puede definirse como un sistema de telefonía IP más avanzado que un número fijo, ya sea nuevo o portado, se convierte en virtual para poder atender en ordenadores, celulares, tablets o teléfonos fijos y así atender satisfactoriamente a los clientes. De esta forma, se mejora tanto la imagen de la empresa como la calidad de la atención telefónica.
Pongamos un ejemplo para entender mejor el concepto: Si esperas una llamada de extrema urgencia de un cliente con el que además posees cierta fidelidad, pero no te encuentras en la oficina por diversos motivos y te preocupa no poder atender a esa llamada, gracias al servicio que ofrecen los conmutadores virtuales, al estar el número fijo de la empresa vinculado a otros dispositivos, se crea una extensión que desvía la llamada, por ejemplo, al smartphone para atender al cliente.
Ahora que tenemos una visión general sobre los conmutadores virtuales, ¿crees que pueden resultar útiles para la empresa? La respuesta es sí. Con la adopción de esta herramienta de gestión de llamadas, las empresas se han visto beneficiadas en ciertos aspectos que mencionaremos más adelante.
Hace unos años, era común el uso de los conmutadores físicos. Las empresas tenían que realizar una gran inversión debido al alto coste que suponía la instalación de la misma. Muchas empresas no podían permitírselo, por lo que el correcto servicio hacia los clientes disminuía considerablemente.
¿Ofrecen el mismo servicio un conmutador físico y un conmutador virtual? Lógicamente no. Y es que, además de la inversión que ya hablábamos que supone un conmutador físico, un conmutador virtual no necesita ningún tipo de equipamiento, ya que el servicio que se provee se encuentra normalmente en las instalaciones de la compañía, donde los dispositivos que van a ser utilizados para proporcionar el servicio ya se disponen o son más económicos.
Además, la única utilidad que presenta la instalación de un conmutador físico es única y exclusivamente la de gestionar las llamadas, ya que los servicios adicionales, como el acceso a internet, por ejemplo, no están incluidos. Al contrario de los conmutadores virtuales que habitualmente integran todos esos servicios adicionales, por lo que son todo ventajas.
Además, los conmutadores virtuales poseen una serie de funcionalidades que resuelven todos aquellos problemas que una empresa puede imaginar y todo ello al servicio y a la tecnología que éstas presentan.
FUNCIONALIDADES DEL CONMUTADOR VIRTUAL:
Desvíos a distintos dispositivos: Por un coste notablemente inferior al de los conmutadores físicos, podrán recibirse las llamadas de una línea fija a una serie de líneas fijas o celulares para recibirlas donde desees.
Locuciones: Muchos conmutadores virtuales ofrecen servicios personalizados para poder dar la bienvenida a los llamantes entre muchas de las opciones, brindando un servicio más eficaz y cercano a los usuarios.
Menú de opciones: Cuando llamamos a una empresa que posee el servicio de menú de opciones, nos dan a elegir entre una serie de opciones para marcar en nuestro dispositivo. Por ejemplo, si marcamos 1, nuestra llamada se desviará al servicio que proporcione esa extensión. No obstante, existe también la posibilidad de las colas de espera, las cuales mantienen el cliente en espera si las líneas se encuentran ocupadas.
Horarios: Para poder atender todas las llamadas y no dejar a ningún llamante insatisfecho, los conmutadores virtuales pueden configurarse para establecer horarios en los que el empresario desee atender las llamadas.
Transferencia de llamadas: Las llamadas pueden ser transferidas a cualquiera de las líneas de tu conmutador virtual, de forma sencilla y directa.
Privacidad: Con el número virtual no es necesario proporcionar tu número de teléfono personal. Entregando este número virtual, se puede separar la vida profesional y laboral de la privada.
Entre las ventajas de las que disfrutan las empresas que cuentan con conmutador virtual se encuentran:
1.- Disminución de costes: Al no tener la necesidad de poseer equipos especializados que deben ser actualizados y mantenidos, la inversión que se realiza para la recepción de llamadas es prácticamente insignificante. Las llamadas son recibidas en nuestros dispositivos móviles o fijos como son los ordenadores, las tablets o los celulares. De esta forma, se ahorrará considerablemente y resultará más cómodo el servicio.
2.- Adaptabilidad: Un conmutador virtual se adapta a las necesidades que la empresa quiera o necesite. Esto es algo que resulta muy importante para que la comunicación resulte impecable y permita a la empresa dar la imagen que ésta desea. Además, se pueden configurar las llamadas para que sean atendidas en cualquier lugar; por lo tanto, se genera una mejora en la calidad de la empresa debido a la respuesta inmediata.
3.- Comunicación en cualquier parte: Para que una empresa funcione correctamente, es indispensable que posea conexión a internet, si a esto le sumamos el sistema virtual de los conmutadores, que permite a una empresa estar conectada esté donde esté sin perder la llamada y que se genere una imagen internacional y más profesional.
Las ventajas de la adquisición de un conmutador virtual son indudables. Pero para dejar aún más claro la utilidad que los conmutadores virtuales pueden proporcionar, explicaremos a continuación cómo se beneficia la empresa al sacar el máximo provecho con este sistema virtual:
- Mejora la atención telefónica: con el conmutador virtual, una empresa puede atender todas las llamadas, generando más confianza a los usuarios que las realizan.
- Proporciona una imagen profesional: el conmutador virtual ofrece numerosas opciones que permiten personalizar el servicio. Ejemplo de ello son los mensajes de bienvenida o el amplio menú de opciones, lo cual genera un atractivo extra en los clientes.
- Mayor calidad de atención telefónica: disfrutar de este sistema virtual, proporciona movilidad y mayor flexibilidad gracias al desvío de llamadas a cualquier dispositivo. Aumentando la calidad del negocio al anular todos aquellos descuidos que con un sistema de telefonía normal podríamos tener.
- Ofrece una imagen internacional: muchas compañías que ofrecen el servicio de conmutador virtual permiten contar con un número virtual con el prefijo internacional del país de elección de la empresa, para poder así posicionarse en ese mercado. También, si una empresa tiene distintas sedes en distintos países, a través de la IP el sistema de llamadas al conmutador estará conectado. En la actualidad, tener presencia internacional resulta muy útil a la hora de que el negocio sea más exitoso, como producto del fenómeno de la globalización, de modo que esta opción es muy interesante para establecer un buen negocio.
- Solución económica: como comentábamos anteriormente, la disminución de los costes es considerable, por lo que siempre es de gran utilidad encontrar alternativas que abaraten los costes y no supongan un cierto esfuerzo económico para la compañía.
Las posibilidades que puede ofrecer un conmutador virtual son infinitas, gracias al desarrollo y a la constante actualización de los sistemas tecnológicos, resulta una de las mejores opciones de comunicación que una empresa puede tener.
Es de especial importancia que una empresa sea competitiva y para ello tiene que sacarle el máximo partido a la tecnología, y es que, como decíamos, en primer lugar, resulta interesante el servicio que puede ofrecer un conmutador virtual ya que, gracias a ese sistema IP, se podrían atender llamadas desde cualquier sitio. En segundo lugar, y con respecto al tema que también mencionamos, resulta imprescindible dar una buena imagen a nuestra empresa para que genere más volumen de negocio. En cualquier caso, cada mínimo detalle cuenta, por lo que un conmutador virtual siempre será una opción útil para una compañía que quiera adquirir prestigio y éxito.
Por: Ana López
* Ana López es Directora del Departamento de Marketing y Comunicación de Fonvirtual. Especialista en el comercio digital y marketing por Internet, colabora con diversos blogs y lleva a cabo actividades de consultoría para grandes grupos.