La firma de documentos en las empresas como pueden ser contratos, convenios, minutas, actas, cotizaciones, etc., consiste en manifestar la voluntad de los involucrados. Para que una firma sea reconocida, es fundamental que las partes involucradas tengan la certeza de la identidad de cada uno de los firmantes y que el documento fue firmado en un lugar y momento determinado. En forma física la identidad del firmante se demuestra presentando alguna identificación oficial con firma. El tiempo y el lugar vienen asentados en el documento y se utilizan testigos para dar certeza de la firma. En documentos físicos asumiremos que una vez firmado el documento no es alterable. La pregunta es ¿cómo trasladar estos elementos al ámbito digital?
Para trasladarlo al ámbito digital y cumplir con lo que una firma requiere, la ley ha desarrollado mecanismos que nos permiten, por un lado, verificar la autenticidad de la persona que firma y, por otro lado, que el documento digital que se firme sea inalterable y válido a través del paso del tiempo.
Las Firmas Electrónicas más usadas en todo el mundo son las firmas RSA, las cuales están conformadas por tres elementos: una llave privada (.key), un certificado (.cer) y una contraseña. La llave privada (.key) se genera de forma aleatoria utilizando algoritmos matemáticos. La contraseña se utiliza para cifrar la llave privada haciendo extremadamente difícil utilizar la llave privada sin saberla. El certificado (.cer) vincula la llave privada con la persona física o moral a la cual pertenece y es expedido por una autoridad.
En México existe una Firma electrónica RSA muy difundida: la e.firma del SAT. La e.firma del SAT no sólo sirve para presentar impuestos y trámites hacendarios, también se puede utilizar en juicios, trámites ante otras dependencias y para firmar documentos entre particulares como contratos, actas, minutas y cotizaciones. Cuando se tramita la e.firma, el SAT hace un enrolamiento mediante el escaneo de huellas digitales, iris y firma autógrafa más documentos. Ésto asegura que cada persona sólo tenga una firma electrónica mediante la comparación de sus rasgos biométricos.
Desde el 2002 se incluyó a la firma electrónica en el Código de Comercio y el 11 de Enero del 2012 se publicó la LEY DE FIRMA ELECTRÓNICA AVANZADA la cual en su artículo 7 indica que los documentos electrónicos y los mensajes de datos que cuenten con firma electrónica avanzada producirán los mismos efectos que los presentados con firma autógrafa y a consecuencia tendrán el mismo valor probatorio. De esta forma es como los documentos firmados con e.firma adquieren validez jurídica.
El proceso de firma digital tecnológicamente es el mismo que el sello de los Comprobantes Fiscales Digitales (facturas). La firma digital se genera procesando el contenido del documento con la firma electrónica, lo que garantiza que cada firma digital es única y que si el documento es alterado la firma digital no corresponderá.
Para comprobar que un documento se firmó desde cierta fecha y no se ha modificado, se puede dar “fecha cierta” al documento a través de una Estampa de Tiempo. Una Estampa de Tiempo es emitida solo por terceros acreditados ante la Secretaría de Economía. Esto nos da evidencia que un documento existe en su forma actual desde una fecha y que no ha sido modificado.
En conclusión, ya es posible que todos los documentos sean firmados con la e.firma como si se usara la firma autógrafa. Es fácil de usar y todos las personas o empresas dadas de alta ante el SAT la tienen disponible. Es una forma de agilizar tus procesos con gran certeza jurídica. Para mayor información de cómo hacerlo entra a www.firmatya.mx o bien comunícate con nosotros al 55 5682-0041 donde podremos darte apoyo legal e informático para agilizar tus procesos.